Samenwerking evalueren

Evalueren van de samenwerking is een belangrijk middel om de samenwerking te onderhouden en door te kunnen ontwikkelen. Door regelmatig stil te staan bij de samenwerking en de resultaten ervan blijft een coalitie vitaal en actief. Het enthousiasmeert partners, je leert samen, past de samenwerking aan waardoor deze verbetert. Zichtbare resultaten geven bovendien energie.

Coalities veranderen voortdurend. Bijvoorbeeld door nieuwe partners, organisatieveranderingen, beleidsontwikkelingen en nieuwe opgaven. Dit leidt tot vragen zoals: Waar staan we nu? Hoe functioneren we? Is de samenwerking (nog) van meerwaarde voor alle partijen? En voor de mensen om wie het gaat? Wat is er veranderd om ons heen, bij partners of in de problematiek? Wat betekent dit voor de samenwerking of onderdelen daarvan?

Door hierover in gesprek te gaan voorkom je problemen en verlies van energie, vergroot je eigenaarschap en stimuleer je leren en verbeteren.

Plan reflectiemomenten in

• Integreer reflectiemomenten in je samenwerkingsproces. Bijvoorbeeld:
  • tijdens vaste momenten. Jaarlijks of gekoppeld aan ijkpunten zoals eenjarig bestaan
  • bij aansluiting van nieuwe trekkers
  • tijdens een herstart
• Combineer kleine en uitgebreidere reflectiemomenten. Bijvoorbeeld door een korte check na een bijeenkomst of gesprek, groter tijdens een coalitiegesprek of na een enquête.
• Reflecteer vanaf de start. Het hoort structureel bij samenwerken. Voorkom dat dit pas gebeurt als er problemen of knelpunten zijn.
• Evalueer bovendien op meerdere niveaus. Uiteraard met medewerkers van partnerorganisaties, maar ook met managers en bestuurders. Bijvoorbeeld tijdens een jaargesprek of terugkerend gezamenlijk overleg. Bespreek de meerwaarde van de samenwerking, ambities, de organisatieopdracht en de beschikbaarheid van mensen en middelen.
• Wie een intentieverklaring of convenant afsluit evalueert dit jaarlijks en maakt nieuwe afspraken.
• Neem signalen serieus. Bepaalde veranderingen zoals gemor in de coalitie of financiering die stopt, zijn direct aanleiding voor een gesprek.

Bespreek samen aanpak & doelen

• Bespreek waarom je reflecteert, waarover en hoe vaak. Bereid reflectiegesprekken samen voor of werk met een aantal coalitiepartners aan de voorbereiding en verwerking van het gesprek. Dit bevordert gedeeld eigenaarschap.
• Bespreek ook wie het gesprek faciliteert. Dit hoeft niet altijd de trekker te zijn, overweeg een neutraal persoon. Is er bijvoorbeeld iemand binnen de gemeente of verbonden aan een partner die deze taak kan uitvoeren?

Maak het reflectiemoment passend

Wat is haalbaar en wat heb je nodig om goed te kunnen reflecteren? Wil je ‘een thermometer erin doen’ of is een uitgebreider gesprek nodig en mogelijk? Kies bijvoorbeeld voor:

• Kleine check of uitgebreide sessie, afhankelijk van de beschikbare tijd en urgentie;
• Een tweetrapsraket: eerst een korte evaluatie, vervolgens een verdiepend gesprek.

Voor een korte evaluatie gebruik je:

• in- en uitchecken.
• een korte poll (bijvoorbeeld een mentimeter)
• rondje tips en tops

Uitgebreide evaluaties vragen om:

• een vragenlijst
• gespreksonderwerpen of  stellingen

Bekijk voor inspiratie ook de tools onderaan deze pagina.

Voor ieder evaluatiemoment geldt: neem de tijd. Er moet binnen coalities altijd veel besproken en gedaan worden. Zorg daarom dat je tijd en ruimte maakt voor evaluatie en met meenemen van ieders perspectief.

Bepaal de focus

• Ga met elkaar na waar de focus tijdens het evalueren op ligt. Welke onderwerpen zijn voor jullie, in deze samenwerkingsfase, belangrijk om te bespreken? Denk aan:
  • ambities en doelen. Zijn deze helder en gedeeld?
  • partners. Zitten de juiste partners aan tafel? Hoe groot zijn draagvlak en steun vanuit de partnerorganisaties?
  • bijdrage en taakopvatting. Zijn deze helder?
• Maak ook zichtbaar wat de aanpak en de samenwerking opleveren, voor zowel betrokken partners als (aanstaande) ouders. Wat merken zij, en professionals, van de samenwerking en aanpak? Doen zij nu iets anders in hun werk? Deze uitkomsten geven weer input voor het aanpassen van de aanpak.

Formuleer passende vragen & gespreksonderwerpen

• kijk eens bij de tools, daar vind je verschillende vragenlijsten. Gebruik deze helemaal, benut enkele vragen, voeg vragen toe of herformuleer vragen zodat deze beter passen in jullie situatie.
• er zijn ook andere manieren van evalueren zoals spellen of de tijdlijnmethode. Een evaluatie mag ook leuk zijn. Denk bijvoorbeeld aan het koppelen van het gesprek aan een lunch of wandeling, of organiseer de evaluatie op een mooie, inspirerende plek.

Zorg samen voor een follow-up

Wat is het resultaat van de evaluatiegesprekken? Stel prioriteiten en bepaal samen welke acties nodig zijn. Omschrijf acties zo concreet mogelijk.

Kennislab Common Eye
Het kennislab van Common Eye bevat veel samenwerkingstools.
Naar het kennislab

Checklist
De checklist is te gebruiken in focusgroepgesprekken. De checklist kan na bijvoorbeeld een jaar herhaald wordt. Dit maakt veranderingen in de samenwerking zichtbaar. De checklist is bedoeld om de discussie op gang te brengen en daarmee de samenwerking te faciliteren.
Bekijk de checklist

Zelf monitoren en evalueren, hoe pak je dat aan?
Deze tools voor monitoring en evaluatie, ontwikkeld vanuit Kansrijke Start Utrecht heeft tools ontwikkeld voor monitoring en evaluatie.
Bekijk de tools

Evaluatietools
Deze evaluatietools zijn ontwikkeld vanuit de Appreciative Inquiry methode. Met onder andere een Interviewronde, World Café & Visual Storytelling
Bekijk de evalualtietools

De samenwerkings-APK 
Werk je als professional samen met collega’s uit andere domeinen? En merk je dat samenwerken met andere organisaties soms stroef verloopt? Of start een samenwerking goed, maar loopt het later vast? Dan is de Samenwerkings-APK iets voor jou.
Bekijk de samenwerkings-APK