Bouwen aan de samenwerking

Coalities doorlopen verschillende samenwerkingsfasen: bouwen, onderhouden en doorontwikkelen. Dit vraagt samenwerking, tijd, vertrouwen en afstemming. Hoe pak je dit aan? Hier lees je tips en ervaringen die coalities ondersteunen bij het bouwen van een duurzame samenwerking.

Waarom investeren in samenwerking?

Een goede samenwerking vergroot de impact van de coalitie. Hierdoor verbetert de gezondheid, woon- en leefsituatie van -aanstaande- ouders en kinderen in een kwetsbare situatie. Samenwerken vraagt om verbinding tussen medisch en sociaal domein, beleid en uitvoering, professionals en ouders. Succesvol samenwerken bestaat uit zes basisingrediënten. Eenmaal gestart vraagt samenwerking doorlopend onderhoud en doorontwikkeling.

Hoe pak je zo’n samenwerking aan?

1.  Verken de samenwerking

Neem de tijd om elkaar te leren kennen Ga één-op-één in gesprek met beoogde partners, inventariseer wat zij nodig hebben om aan te haken. Onderzoek samen hoe Kansrijke Start past binnen organisatiedoelen.

Vaak hebben partners ideeën over ontbrekende partners, en bestaan er al netwerken of samenwerkingsverbanden rondom Kansrijke Start. Inventariseer dat.

Laat nieuwe partners goed aansluiten. Zorg dat zij zichzelf kunnen introduceren en kennis kunnen maken met de andere partners.

Investeer in de onderlinge relatie door activiteiten te organiseren zonder inhoudelijke agenda. Organiseer uitwisseling, ontmoeting en geef ruimte voor kennismaking. Bijvoorbeeld via (netwerk)bijeenkomsten, speeddaten, werkbezoeken en informele momenten zoals een lunch.

Betrek tot slot ook collega’s uit andere beleidsterreinen zoals armoede, huisvesting of onderwijs. Ga met hen in gesprek en geef toelichting op Kansrijke Start ven wat hun beleidsterrein bijdraagt of kan bijdragen.

2. Bespreek belangen en verwachtingen

Organisaties verschillen in belangen. Voor hen goede redenen om te doen wat ze doen. Maak belangen expliciet en bespreekbaar. Sluit aan bij de visie van organisaties en ontdek het gezamenlijk belang. Formuleer samen doelen en leg vast wat iedereen nodig heeft om mee te kunnen doen.

Wanneer belangen op de achtergrond blijven, als een probleem gezien worden of onuitgesproken blijven, dan ontstaat een boemerangeffect: het komt ergens in het proces terug. Partijen gaan dwarsliggen of haken af.  Hiervoor zijn diverse tools beschikbaar

3. Zet eerste stappen samen

Om slagvaardig te zijn en een gedeeld gevoel van eigenaarschap te creëren kan een coalitie klein beginnen. Meerdere coalities in het land starten met een kleine kerngroep en breiden deze later verder uit, afhankelijk van de opgaven. Belangrijk: begin met concrete acties waar snel resultaat zichtbaar is of volg gezamenlijk scholing. Dat geeft energie en versterkt onderling vertrouwen.

Maak een overzicht van dat wat gedaan wordt rondom de 1e 1000 dagen en welke partners en organisaties daarbij betrokken zijn. Vorm een gezamenlijk beeld van de opgaven en mogelijkheden vanuit onderzoek onder professionals, ouders en cijfers.

4. Benoem trekkers

Goede trekkers zijn cruciaal. Ze verbinden, coördineren en inspireren. Denk aan duo-trekkers vanuit medisch en sociaal domein, of beleid en uitvoering. Zorg voor vervanging bij uitval om continuïteit te borgen

5. Deel verantwoordelijkheid

Zorg voor duidelijke rolverdeling. Verdeel verantwoordelijkheden over meerdere partners. Zorg dat alle partners weten in welke fase van het samenwerkingsproces de coalitie zit. Bepaal dit proces gezamenlijk. Welke stappen zetten we? Wat wordt er verwacht en waar gaat de samenwerking heen? Zo wordt iedereen meegenomen. Dit creëert eigenaarschap.

6. Maak de samenwerking concreet

Formuleer gezamenlijke ambities en vertaal deze naar een plan van aanpak met korte en lange termijndoelen. Zorg dat partners zich in ambities en doelen herkennen en dat deze voldoende aansluiten bij organisatiedoelen van partners. Daarvoor is ook het samen verdelen van taken nodig.

Een plan van aanpak met uitgangspunten voor de toekomst en concrete acties geeft duidelijkheid en houvast. Een plan helpt ook om collega’s, management en bestuur van organisaties mee te nemen. Bespreek de stappen en hoe besluitvorming verloopt.

Laat partners meelezen met het plan of schrijf het samen met een klein groepje partners. Toets het concept plan tussentijds.

Spreek af wie besluiten neemt, hoe besluitvorming verloopt en hoe afspraken (tussentijds) worden teruggekoppeld aan coalitie en partnerorganisaties.

Zo werk je samen naar gedeelde ambitie en doelen waarin alle partners zich herkennen en dat creëert draagvlak binnen alle betrokken organisaties; van uitvoering tot bestuur.

7. Organiseer en structureer

Werk op meerdere niveaus: uitvoering, beleid en bestuur. Bijvoorbeeld een kerncoalitie op uitvoerend niveau en een stuur- of strategiegroep met managers.

Overweeg een binnen- en buitenring. Dit is een structuur waarin ook minder direct betrokken partners kunnen aanhaken. Bespreek wie coalitiepartners vertegenwoordigen; zichzelf of een groep. Ook werken veel coalities met werkgroepen. Zij concretiseren de plannen.

Zorg voor goede afspraken over rol en inzet van partners, deel verwachtingen en wissel regelmatig ervaringen uit. Het volgen van een gezamenlijke training verdiept inhoud, samenwerking en creëert gezamenlijke taal.

Faciliteer gesprek en uitwisseling tussen partnerorganisaties. Doe dit op meerdere niveaus. Zo blijven zij in verbinding en maken zij afspraken en beloften waar. Bestuurlijke afstemming kan zowel formeel als informeel plaatsvinden.

Leg de ambitie van de coalitie eventueel vast in een intentieverklaring. Dit helpt de gezamenlijkheid, ook op bestuurlijk niveau, te bevestigen en te vieren.

8. Zorg voor randvoorwaarden

Maak tijd, capaciteit en middelen bespreekbaar. Betrek management en bestuur van partnerorganisaties hier vroegtijdig bij. Creëer randvoorwaarden zoals tijd, financiering en mandaat. Bespreek wat Kansrijke Start iedere coalitiepartner moet opleveren.

9. Communiceer over Kansrijke Start

Waar werken jullie aan en wie zijn betrokken? Werk waar mogelijk samen met de afdeling communicatie van een coalitiepartner, maak zo nodig een communicatieplan. Benut de kanalen van de verschillende coalitiepartners en geef partners een platform.

10. Evalueer en reflecteer

Plan regelmatig reflectiemomenten in. Bepaal samen hoe vaak deze momenten nodig zijn. Evalueer de inhoud én samenwerking. Wat levert de coalitie op? Waar is bijsturing nodig? Lees hierover meer op de pagina samenwerking evalueren.